OA辦公自動化軟件方法論升級，實施顧問角色全面轉變
自上世紀90年代，以IBM為代表的OA軟件進入中國，已經走過了30年的發展歷程；自本世紀初王志東提出“協同”的概念，OA升華為協同辦公系統，浪潮軟件、用友軟件、九思軟件、慧點科技等緊隨其后，投資進入，也已經走過了10年的歷程，在這個歷程中，協同辦公系統的建設從集團化企業和省部級政府開始，但逐步走下神壇，眾多成長性的企業和縣市級單位也逐步開始體會協同辦公自動化的益處，截至現在中國已經有幾十萬個單位部署過OA系統，在這個過程中，實施顧問起到了重要的作用。他們精通協同理論、客戶實踐與協同OA軟件的使用方法，熟練運用項目實施方法論，有效地構架起政府、企事業單位客戶與OA廠商之間的橋梁，將客戶的業務與先進的協同管理思想完美融合。
在這20年中，隨著協同OA軟件的不斷發展，OA實施顧問的角色也逐漸實現了從保姆式實施到導師式實施的轉型。
一、保姆式實施顧問
是指以實施顧問為主導，只要是與項目相關的工作，顧問都會去主導完成，即便是客戶方責任內的工作，顧問也會支持協助或全面負責。這種情況主要發生在OA協同辦公系統發展的早期，企業客戶對協同管理理論和OA功能技術知之甚少，而實施顧問也樂于身體力行。例如組織結構與用戶基礎信息的收集與整理、各部門審批流程的調研、基礎管理的改善建議、部門間的協調、現場管理等工作，均是由實施顧問負責整理、錄入、協調與管理，即使系統上線后，實施顧問也是扶著走一程再送一程。
在這種方式下，項目實施過程中，客戶過分依賴實施顧問，一旦項目實施完畢，對系統上線后的維護和系統改善會有不良的影響。因此風險主要集中于項目實施后期的維護，項目把控重點在于如何將OA協同辦公系統的實施方法、步驟有效地傳授給客戶，培養客戶獨立實施的能力。
二、導師式實施顧問
是指以客戶為主導，全局把握整個項目的進展，供應商更多的是在技術上協助、培訓和指導。
在這種方式下，客戶是自己單位業務的專家，由客戶提出基礎管理問題、梳理業務流程方案，甚至是各種基礎數據的采集和調研、需求的深化，各種運行管理制度和項目激勵制度，也往往是客戶結合自己的管理風格自行制定，而實施顧問更多是以教練的角色，給出方法、工具、技術上的培訓、指導、關鍵問題的答疑和輔助。這種類型的實施顧問，可以很好有效的實現知識和能力的傳遞，后續客戶完全可以建立自己調整、變更和管理OA辦公系統的能力，從而使得系統具備了活性，項目驗收后，系統可以持續的深化應用下去，從而延長了項目的生命周期。
當然，導師式的實施管理方案，不只是一種方法論，對OA辦公系統的易用性、易管理性、易維護性有很高的要求，否則，普通的用戶員工很難在自身能力和時間有限的情況下，快速掌握OA辦公系統的使用和管理，也就無法按時完成項目任務，成為整個項目實施的瓶頸和短板。
以天融信集團的項目實施為例，涉及到1000多員工同時使用OA系統，天融信成立項目組，并且牽頭起草設計自己企業狀況實施計劃后，訂下了一條軍規：供應商九思軟件和天融信信息中心的員工，只準動口，不準動手，所有業務部門，如辦公室、財務部、生產部、開發部、市場部、采購部等抽調人員成立“應用管理員小組”（責任小組），由他們自行組織需求調研和實現），而九思軟件和信息中心的工作，僅限于系統的初始化安裝、應用培訓和難點指導。因為九思軟件的iThink協同辦公系統采用ajax等易用性很強的技術，門戶應用和流程制作都完全是B/S的圖形化編輯器，而且知識文檔欄目按照windows資源樹的風格易學易用，因此項目經過1個月的時間，順利上線和驗收，截至今天，OA協同辦公系統已經成為天融信公司信息化建設中一道亮麗的風景線。
為了保證OA協同辦公系統項目實施的成功，導師式實施顧問可以在以下四個方面對項目進行把控：
(1) 選擇恰當的項目人員
應當指導企業根據人員素質、業務能力、項目范圍等方面選拔項目小組成員，并保證有技能的人員全職參與到項目中，確保得到高層管理人員的支持。項目人員必須是對項目大力支持，同時能夠承受一定工作壓力的員工，否則，內部的溝通協調成本就會抵消一部分項目的成功概率。
(2) 重視客戶培訓和考核
培訓的內容應涵蓋規章制度、協同管理理念宣傳和協同辦公系統操作指導等，可以采用通俗的文字說明、生動的PPT、直觀的屏幕視頻等培訓教材，并制作培訓記錄和效果反饋文檔以保證培訓的質量，同時采用筆試、上機操作等形式進行考核，并及時將考核結果反饋給項目領導，在培訓通報會上，可以采用提名表揚優秀者，不提名闡述不合格情況的方式，帶動客戶的學習積極性。
(3) 進行質量檢查并及時糾正
建立階段性的客戶工作驗收機制，并定期、不定期地進行跟蹤糾正，保證客戶工作的質量。在制定項目計劃時就應在項目關鍵點處保留幾天的彈性時間，以確保該項工作的順利進行。
(4) 建立獎懲制度
對于OA協同辦公系統，很多企業員工都有不同程度的抵觸心理，一方面可以通過培訓、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎懲制度來推進實施。如可以采用分享一條知識獎勵一定金額的方式，帶動一部分人分享知識的積極性，等到整體員工都有這種意愿時，即可取消獎勵機制轉而采取懲罰機制，以處罰仍不使用協同辦公系統的員工。
正是由于OA辦公系統實施顧問角色的轉變，才促使了協同管理思想在更多的政府和企業人員中間傳播，這也在很大程度上促進了OA辦公自動化軟件的發展，而協同管理思想的發展同時又促使著實施人員必須要關注這種角色轉變過程中項目把控的重點和難點，這兩方面相輔相成，共同為整合企業資源、提高政務績效和企業效益而發揮自己的作用。
