九思OA專家團(tuán)隊(duì)根據(jù)華錄集團(tuán)發(fā)展現(xiàn)狀，綜合分析，為其提出了OA公文管理子系統(tǒng)的規(guī)劃方案參考建議，助力. . .
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大型企業(yè)正在尋找更加有效率的辦公方式，以節(jié)約組織內(nèi)各項(xiàng)成本開支。在傳統(tǒng)辦公模式中，公文一般使用紙質(zhì)版本，長期積累成本并不算低，而電子化的處理方式無疑是優(yōu)質(zhì)選擇，如九思OA系統(tǒng)，它在公文管理方面不僅可實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文的電子收發(fā)和歸檔管理，還能解決企業(yè)公文傳遞慢、不易于查閱等問題。
中國華錄集團(tuán)有限公司是國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會直接管理的中央企業(yè)，是專業(yè)從事音視頻產(chǎn)品及相關(guān)應(yīng)用技術(shù)研發(fā)、制造、銷售的大型國有企業(yè)。總部設(shè)在大連，分子公司分布在大連、北京、深圳、郴州等地，建有國家級技術(shù)研發(fā)中心和北京研究所、深圳研究所等研發(fā)機(jī)構(gòu)和國際國內(nèi)營銷網(wǎng)絡(luò)。
九思OA專家團(tuán)隊(duì)根據(jù)華錄集團(tuán)發(fā)展現(xiàn)狀，綜合分析，為其提出了如下OA公文管理子系統(tǒng)的規(guī)劃方案參考建議：
公文文檔生成：根據(jù)企業(yè)公文的書寫規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點(diǎn)，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉(zhuǎn)過程中嚴(yán)格進(jìn)行審批控制。
公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。完成相關(guān)公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設(shè)定每一個收文單位的可打印份數(shù)進(jìn)行發(fā)送。
公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進(jìn)行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。
文公文接收管理：公文到達(dá)后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核等工作，然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進(jìn)行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。對于不符合要求的來文，可以進(jìn)行退文處理，退文時需要填寫退文理由。
公文檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實(shí)體檔案、單位來文和發(fā)文進(jìn)行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化。
華錄集團(tuán)OA公文管理子系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文的自動化收/發(fā)管理，實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、申請、批復(fù)、查辦、歸檔，幫助用戶從繁瑣的公文收發(fā)事務(wù)中解放出來。如此一來，有助于全面提高組織內(nèi)部辦公水平，也可以使運(yùn)營效率有所提升。
