九思軟件數字檔案建設順應數字化趨勢，明確建設目標，介紹方案設計，構建核心功能。
一、建設背景
在當今數字化時代，檔案管理信息化已成為國家與企業發展的重要趨勢。
從國家層面來看，檔案管理信息化建設有著明確且重要的政策指引與要求。2021年7月，習總書記強調檔案工作存史資政育人，要求加強黨對檔案工作的領導，貫徹實施新修訂的檔案法，推動檔案事業創新發展。同年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五” 全國檔案事業發展規劃》，明確提出企事業單位需將檔案信息化納入本單位信息化發展規劃，保障檔案信息化建設的開展。
從企業自身需求出發，檔案管理信息化建設迫在眉睫。一方面，企業期望形成統一的歸檔范圍，實現電子檔案的智慧管理。另一方面，檔案管理信息化也是實現企業數字化轉型的關鍵環節。檔案作為企業信息資源的重要組成部分，其信息化程度直接影響企業整體數字化水平。
二、建設目標
規范電子文件歸檔標準：制定統一歸檔標準，明確文件格式、元數據要求、歸檔流程等，確保電子文件歸檔的規范性與一致性。
統一設計并建設標準版本：對管理類檔案進行系統梳理，統一設計標準模板與版本，提升管理類檔案的規范性與可讀性。
推動各系統單套制歸檔：與合同、采辦、財務、公文等業務系統深度集成，實現電子文件在產生源頭即按照檔案管理要求進行單套制歸檔，減少重復勞動，提升檔案管理效率。
實現檔案增量電子化：對新增管理類檔案全部實現電子化管理，建立高效的電子檔案采集與存儲機制，提高檔案管理的數字化程度。
建成綜合性平臺：打造集檔案資源數據管理與內容管理于一體的綜合性平臺，實現檔案數據的集中存儲、高效管理與便捷利用。
三、方案設計
l 總體業務設計
數字檔案管理系統由檔案管理以及系統集成兩大部分組成。檔案管理功能包括檔案的收、管、存、用以及基礎配置；系統集成包括業務系統、統一身份認證、移動云等服務對接以及其他的外部數據同步；安全管理包括系統訪問安全、數據安全以及傳輸安全。
l 總體功能設計
數字檔案管理系統參照”GB/T 39784”標準進行建設，終端適配企業安全瀏覽器，移動端需支持移動云，通過OA系統、合同管理系統、財務共享平臺、采辦系統等業務系統建立接口，采集相關業務數據，形成功能管理模塊實現數據收集、整編、保存、利用及系統管理，并通過門戶提供服務。
l 數據存儲設計
根據《電子檔案管理系統通用功能要求》，數字檔案管理系統的數據架構采用四庫分離設計，分為：接收庫、管理庫、利用庫和長期保存庫。前三者為邏輯庫，通過文件存儲進行電子文件存儲。長期保存庫采用藍光存儲，確保檔案長期安全保存。
四、核心功能模塊
l 數字檔案館建設
業務全流程管理：涵蓋數據采集、整編歸檔、實體庫房存儲載體管理、檔案借閱等環節，同時具備智能問答、BI 數據分析等創新與能力提升功能。
安全體系建設：從網絡基礎、系統硬件、基礎軟件、安全保障、終端設備等方面構建安全體系，檔案信息系統安全保護等級劃分為五個等級。
數字資源建設：擁有專業數字化加工團隊和自主研發軟件，提供紙質、照片、音視頻等檔案的數字化加工及質量核查服務，實現檔案從模擬態向數字態轉化。
配套系統建設：對標相關測試辦法，建設涵蓋館藏檔案管理系統、電子檔案接收系統等的配套系統，確保各業務系統在不同網段高效協同。
長期保存系統：運用多種技術手段，為用戶提供電子檔案長期保存過程中的自動備份、定期巡檢等功能，保障檔案安全、可靠、有效。
磁光電一體機：內置多種系統，具備長期保存封裝包解析、雙介質存儲策略等功能，可滿足不同存儲需求。
l 智能庫房建設
智能硬件設備
密集架系列：智能標準型、全封閉型、防磁型、光盤型等，支持自動化存取和空間管理。
RFID設備：包括盤點車、門禁通道、智能文件柜，實現檔案定位與防盜。
環境監測設備：空氣質量控制器、煙霧感應器、紅外雙鑒報警器，實時監控溫濕度、PM2.5 等指標。
管理系統功能
聯動監控：視頻監控與報警系統聯動，支持移動偵測、遮擋報警。
智能盤點：通過 RFID 快速掃描檔案位置，生成盤點報表，減少人工誤差。
環境調控：自動調節溫濕度、凈化空氣，保障檔案保存條件。
l 人工智能智慧檔案建設
第一步：檔案資源質量提升——OCR 技術核心應用
文字識別：印刷體識別準確率 99.9%，手寫體 95%，支持繁簡轉換、版面分析及圖像增強。
涉密篩查：通過關鍵詞匹配（如 “絕密”“機密”）和密章檢測（M 章檢測技術），自動標記涉密文件。
模型定制：基于小樣本跨類遷移學習，適配不同檔案類型（如文書、人事檔案）的結構化抽取。
第二步：數據挖掘與結構化——NLP 與知識抽取
自動著錄：針對 2000 年后標準文檔，自動抽取文號、題名、日期等 20 項結構化要素，準確率超 99%。
敏感詞庫構建：自定義敏感詞庫，結合全文識別與印章檢測，實現檔案開放劃控的智能化標簽化。
第三步：內容應用與知識圖譜——知識圖譜構建
實體關系抽取：從檔案中提取人名、時間、機構等實體，構建 “人 - 地 - 事 - 物” 關聯網絡（如人物關系圖譜、事件脈絡）。
多模態檢索：打破文檔、音視頻、照片界限，支持全文搜索與模糊推薦。
第四步：大模型驅動智能編研——AI 輔助內容生成
大事記自動編撰：用戶輸入主題（如 “近 10 年北京市政府大事記”），系統基于事件庫和摘要庫自動生成編研成果，減少人工整理時間。
自然語言交互：支持文字 / 語音輸入，結合大語言模型理解需求，輸出結構化報告或知識圖譜。
