OA系統的應用正在不斷深化，正在完成從“無紙化”到“智能化”的轉變，作為OA系統應用的核心，. . .
一、工作流1.0時代終結
OA系統的應用正在不斷深化，正在完成從“無紙化”到“智能化”的轉變，作為OA系統應用的核心，工作流技術也同樣發生了很大的轉變。
我們知道，對工作流比較標準的定義是：業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化。這是一個比較傳統的定義，其主要特征是用計算機替代手工操作，可以歸結為工作流1.0時代的應用，實現了最基本的辦公自動化，也稱為“無紙化辦公”。
在工作流1.0時代，OA系統中的各個流程都是孤立存在、獨立運行的，每個流程，以及流程中的數據并不和其他流程進行交互和整合，更沒有和第三方業務應用系統進行整合。這就造成了大量的流程孤島、數據孤島、系統孤島，當這些孤島越來越多的時候，企業通過信息化辦公的效率反而會下降。更嚴重的是，會導致信息系統的失控。
所以，工作流1.0時代的系統只能實現簡單的審批和協辦過程，已經難以滿足客戶更高層次的辦公需求，最主要的表現便是：工作流難以實現系統內部和外部的數據整合。
為什么會出現這樣的情況呢?在業務中發現，近十年來，無論是OA系統還是其他應用系統都得到了迅猛的發展，客戶的應用越來越成熟和深入，系統日益增多，流程日益復雜，數據日益龐大。于是，OA系統內部工作流間的數據整合，以及OA系統與其他應用系統之間的數據整合，就變得異常重要和緊迫。
二、工作流2.0適時而生
基于這種背景，提出了工作流2.0的概念，工作流2.0的定義是：實現工作過程管理的自動化、智能化和整合化。其最主要的特征，就是可以靈便的實現數據整合和數據統計，消除信息孤島，具體表現在兩個方面：
1、 實現OA系統內部工作流之間的數據整合，如借款與報銷、預算與決算等;
2、 實現OA系統工作流與其他業務系統之間的數據整合，如HR、ERP、CRM等。
數據整合并非是大企業的應用特點，實際上，很多中小型企業同樣對這個應用需求強烈，當然，也有一些中小型企業還沒有充分認識到數據整合的重要價值。通過介紹，我們可以從財務部的日常辦公情景中看到，以數據整合為主要特征的工作流2.0系統對企業來說是多么重要。
情景一：每個月財務部都要在OA系統中向領導層發出財務報表并走審批流程。這個審批報表的數據能否直接從財務系統中按要求采集出來呢?否則每次填報這么大的數據量很容易出錯誤，還需要核對后才敢發出去，太費時間了。
情景二：OA系統中的報銷審批和采購審批通過后，最后一步都是財務入帳、生成憑證。現在的做法是：出納對照審批單，把數據錄入到財務系統中，這樣既麻煩又容易出錯。多么希望OA系統中的單據審批后能直接將數據傳到財務系統，直接生成憑證呢。
情景三：報銷人的借支單中的數據是不是可以直接導入到報銷單中，直接進行扣減，這樣可以規避數據錯誤。
情景四：各部門在發出采購申請后，首先需要由財務人員確認預算余額，我希望能夠簡化一下流程：在填報采購單時，系統就能夠自動計算出該部門的預算余額，如果當前采購金額超出預算余額，就不允許發送申請。
這些問題不但在財務部門存在，在人事、營銷、生產等各個部門同樣普遍存在。這些問題的共同點都是因為系統無法進行數據整合而產生了大量重復工作，導致工作效率低下，工作質量難以保證。
工作流2.0則很好的解決了上述問題，它不但實現OA系統內部的數據整合，也實現OA系統和第三方應用系統之間的數據整合。實現了數據的同步交換和共享，從而簡化多余流程，消除重復工作，有效提升工作效率和精度。
三、工作流2.0將成主流
顯然，工作流2.0更加智能，更加整合，是未來工作流技術發展的方向，也是OA系統技術發展和應用的重點。工作流2.0將大大深化OA系統的應用，讓OA系統發揮出全新的價值。而不具有工作流2.0特點的OA系統，將很快被時代所拋棄。
（來源：中國軟件網）
