一、方案背景與目標(biāo)

1. 方案背景

針對(duì)黨政機(jī)關(guān)、人大政協(xié)、國(guó)資央企及中大型集團(tuán)企業(yè)，傳統(tǒng)會(huì)議管理模式存在顯著短板，具體表現(xiàn)為：

      • 效率低：會(huì)議計(jì)劃、議題、通知依賴人工操作，環(huán)節(jié)繁多；議題變動(dòng)頻繁導(dǎo)致更新不及時(shí)，會(huì)議資料分發(fā)耗力、歸檔滯后。

      • 質(zhì)量差：會(huì)議材料與信息分散，影響決策效率；參會(huì)人員缺席、遲到問(wèn)題頻發(fā)，拖慢會(huì)議進(jìn)程；決策依賴人工督辦，執(zhí)行落地難，缺乏數(shù)據(jù)支撐會(huì)議質(zhì)量提升。

      • 成本高：紙質(zhì)文件打印、復(fù)印、裝訂消耗大，且易出錯(cuò)；會(huì)議設(shè)備與會(huì)議室資源管理復(fù)雜，資源調(diào)配效率低。

      • 保密隱患：高密會(huì)議紙質(zhì)文件流通環(huán)節(jié)多，存在泄密風(fēng)險(xiǎn)，信息安全難以保障。

2.目標(biāo)方案

打造覆蓋 “會(huì)前 - 會(huì)中 - 會(huì)后” 全業(yè)務(wù)鏈的數(shù)智化會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn) “效率提升、質(zhì)量?jī)?yōu)化、成本降低、安全保障”，為各類組織構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、協(xié)同化的會(huì)議管理新體系。

二、核心功能與模塊

1. 會(huì)前籌備模塊

• 議題管理：支持公文轉(zhuǎn)議題、計(jì)劃議題分類管理，可上傳議題資料、一鍵上會(huì)；自動(dòng)歸類議題信息，支持導(dǎo)入導(dǎo)出，減少人工整理時(shí)間。

• 方案審批：從議題庫(kù)導(dǎo)入待上會(huì)議題，填寫會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等信息；發(fā)起領(lǐng)導(dǎo)審批流程，審批通過(guò)后可導(dǎo)出 Word 格式的會(huì)議方案與議程，確保可追溯。

• 會(huì)議通知：會(huì)議方案直接關(guān)聯(lián)通知，支持 “審批后發(fā)布” 或 “直接發(fā)布”；可催辦、變更、撤銷通知，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)回執(zhí)；精確控制資料權(quán)限，保障信息安全。

• 智能排座：提供可視化編輯器，支持創(chuàng)建會(huì)議室平面圖、編號(hào)圖、座席圖；支持一鍵排座、按領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別自動(dòng)排座；可打印席卡并通知參會(huì)人員座位信息。

2. 會(huì)中執(zhí)行模塊

• 參會(huì)簽到：支持 PAD 簽到、免登錄參會(huì)、登錄整會(huì)等模式；實(shí)時(shí)顯示已簽到 / 未簽到人數(shù)，便于會(huì)務(wù)人員把控參會(huì)情況。

• 會(huì)議互動(dòng)：支持同屏演示、屏幕共享，確保資料實(shí)時(shí)同步；參會(huì)者可手寫或文本批注資料，支持實(shí)時(shí)投票，結(jié)果即時(shí)呈現(xiàn)。

• 安全應(yīng)急：高密會(huì)議提供安全水印，防止截屏泄密；支持離線模式，網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定時(shí)仍可正常查看資料，避免會(huì)議中斷。

3. 會(huì)后閉環(huán)模塊

• 會(huì)議紀(jì)要：按會(huì)議類型預(yù)設(shè)公文模板，支持普通文本與公文紀(jì)要；創(chuàng)建紀(jì)要時(shí)直接進(jìn)入公文頁(yè)面，發(fā)布后自動(dòng)關(guān)聯(lián)會(huì)議；包含發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等標(biāo)準(zhǔn)要素，符合行政規(guī)范。

• 會(huì)議轉(zhuǎn)督辦：決議事項(xiàng)直接轉(zhuǎn)化為督辦任務(wù)；提供督辦門戶與移動(dòng)督辦，實(shí)時(shí)跟蹤任務(wù)狀態(tài)，超期自動(dòng)提醒；生成督辦臺(tái)賬，記錄交辦信息與反饋頻率。

• 會(huì)議歸檔：自動(dòng)歸檔會(huì)議資料、紀(jì)要、簽到記錄、督辦記錄，形成完整檔案，解決傳統(tǒng)歸檔不及時(shí)、資料零散問(wèn)題。

三、方案價(jià)值

1. 降本提效：

• 全面無(wú)紙化：覆蓋會(huì)前到會(huì)后全流程，減少紙質(zhì)文件打印、裝訂成本，踐行綠色辦公。

• 流程簡(jiǎn)化：通過(guò)自動(dòng)化與智能化，降低人工工作量，提升會(huì)議籌備與執(zhí)行效率。

2. 安全規(guī)范：

• 安全防護(hù)：資料權(quán)限控制、安全水印等功能，杜絕泄密風(fēng)險(xiǎn)；標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程，確保會(huì)務(wù)規(guī)范統(tǒng)一。

• 風(fēng)險(xiǎn)可控：實(shí)時(shí)跟蹤參會(huì)情況、督辦進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。

3. 協(xié)同聯(lián)動(dòng)：

• 文會(huì)事一體化：實(shí)現(xiàn)會(huì)議與公文、督辦、任務(wù)的深度聯(lián)動(dòng)，打破信息孤島。

• 執(zhí)行透明化：督辦臺(tái)賬與實(shí)時(shí)跟蹤功能，讓決策執(zhí)行過(guò)程可視化，提升組織決策執(zhí)行力。

4. 靈活便捷：

• 場(chǎng)景適配：支持常務(wù)會(huì)、專題會(huì)、股東會(huì)等多種會(huì)議類型，適配黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)等不同組織需求。

• 移動(dòng)辦公：PC 端功能全量延伸至移動(dòng)端，支持隨時(shí)隨地進(jìn)行會(huì)議申請(qǐng)、資料查詢、簽到、督辦跟蹤，提升辦公靈活性。

九思軟件數(shù)智化會(huì)議管理解決方案，以全鏈條功能覆蓋、多維度價(jià)值賦能，適配黨政機(jī)關(guān)與企業(yè)等不同組織需求，助力打造高效、智能、安全的會(huì)議管理新模式，推動(dòng)組織辦公效能整體升級(jí)。